1. Az adatkezelő
Tokár Ádám egyéni vállalkozó (5700 Gyula, Szőlős utca 4/1., adószám: 92003747-1-24, e-mail: hello@irodaai.hu), a továbbiakban: Szolgáltató. Adatvédelmi kérdésekben ezen az e-mail-címen érhető el.
2. Érdeklődés, bemutatóhívás, visszahívás
Kezelt adatok: név, az iroda neve és mérete, e-mail-cím és/vagy telefonszám, a választott időpont, az üzenet tartalma. Cél: a megkeresés megválaszolása, bemutató egyeztetése, ajánlatadás. Jogalap: az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), illetve a szerződés megkötését megelőző lépések (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Időtartam: az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 1 év, vagy a hozzájárulás visszavonásáig.
Hírlevél: ha az oldal alján feliratkozik, az e-mail-címét, a nyelvet, az oldalt, ahol feliratkozott, és a feliratkozás, megerősítés időpontját kezelem. Cél: havonta legfeljebb 2 hírlevél küldése a szolgáltatásról. Jogalap: hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet a megerősítő levélben lévő gombbal ad meg; megerősítés nélkül nem küldök hírlevelet. Időtartam: a leiratkozásig; minden levél alján egy kattintással leiratkozhat. A meg nem erősített feliratkozást 30 nap után törlöm.
Üzleti megkeresés vállalkozásoknak
Kezelt adatok: a vállalkozás neve, nyilvános céges e-mail-címe, weboldala, települése és tevékenységi köre, valamint a kiküldött levelek és az ezekre érkezett válaszok. Forrás: a vállalkozás saját nyilvános weboldala és nyilvános cégadatbázisok. Cél: egy üzleti megkeresés és legfeljebb 3 követő levél az IrodAI szolgáltatásáról. Jogalap: a Szolgáltató üzletszerzéshez fűződő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Tiltakozás: az első levél megmondja, honnan van a cím. Az érintett bármikor tiltakozhat (GDPR 21. cikk): egy „nem” válasz vagy a levél alján lévő leiratkozó linkre kattintás után a Szolgáltató a címet azonnal letiltja, és több levelet nem küld. Időtartam: az utolsó levéltől számított legfeljebb 2 évig. Tiltakozás vagy leiratkozás után a Szolgáltató a címet és a domaint csak a tiltólistán őrzi, kizárólag azért, hogy ezekre a címekre többé ne küldjön levelet (GDPR 17. cikk (3) bekezdés és 21. cikk (3) bekezdés); a tiltólistát addig tartja meg, amíg levélküldő rendszert üzemeltet.
A levélküldő rendszer a Hetzner Online GmbH németországi szerverén fut, a leveleket és a postafiókokat a Rackhost Zrt. (Magyarország) kezeli (lásd 7. pont).
3. A weboldali chat
A chat digitális asszisztens, amely az IrodAI szolgáltatásairól tájékoztat. Számviteli és adózási kérdésre általános tájékoztatást ad, amely nem minősül adótanácsadásnak.
Kezelt adatok: a beszélgetés szövege, a csatolt fájlok neve és tartalma, valamint az, amit Ön önként megad (név, iroda, elérhetőség). Cél: a kérdések megválaszolása, érdeklődés rögzítése és továbbítása a Szolgáltatónak. Jogalap: hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). Időtartam: a beszélgetés 30 napig, az érdeklődőként rögzített adatok a 2. pont szerint. Kérem, a chatbe ne írjon és ne csatoljon valódi ügyféladatot.
A felolvasás gomb a választ hanggá alakíttatja. A diktálás a böngésző saját beszédfelismerését használja, ezt a böngésző gyártója végzi; a mikrofon csak az Ön indítására kapcsol be.
4. A számlaellenőrzés bemutató
Kezelt adatok: a feltöltött számlakép vagy PDF és a belőle kiolvasott mezők, valamint az IP-cím egyirányú, a napi keret számlálására szolgáló kivonata. Cél: a bemutató eredményének előállítása és a visszaélés megelőzése. Jogalap: hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), a keret számlálásánál jogos érdek (f) pont). Időtartam: a fájlt a Szolgáltató nem tárolja: csak a kiolvasás idejére van a memóriában, és a kiolvasást végző MI-szolgáltatónak tárolás nélküli kéréssel megy. A napi számláló csak ezt a kivonatot és egy darabszámot tartalmaz, a fájlhoz nem kapcsolódik. Legfeljebb 8 MB tölthető fel. Kérem, valódi ügyfél számláját ne töltse fel.
Kampánylinkek: ha egy tőlem kapott e-mail linkjével érkezik, a link egy álnevesített kódot tartalmaz. A weboldal a böngészőjében semmit nem tárol el ehhez, csak rögzíti, hogy a link alapján megnyitották az oldalt, és hogy innen indult-e ingyenes próba (a kód, a kampány neve és az időpont; IP-címet és e-mail-címet ehhez nem rögzítek). Cél: annak mérése, melyik levél hasznos az olvasóinak. Jogalap: jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Időtartam: 12 hónap.
5. Sütik és helyi tárolás
A weboldal csak a működéshez feltétlenül szükséges tárolást használ: a chat egy munkamenet-azonosítót tárol a böngészőben, és a sütitájékoztató elrejtését jegyzi meg. Analitikai, marketing- vagy követősütit a weboldal nem használ. A betűtípusokat a weboldal saját tárhelyéről tölti be.
6. Az előfizető irodák ügyfeleinek adatai
Az előfizető könyvelőirodák ügyfélcégeinek adatai (számlák, bizonylatok, NAV-adatok, levelezés) tekintetében az adatkezelő az ügyfélcég, az iroda adatfeldolgozó, a Szolgáltató pedig az iroda alfeldolgozója. A Szolgáltató az irodával kötött írásos adatfeldolgozói szerződés (GDPR 28. cikk) szerint, kizárólag az iroda utasítására jár el. Az ügyféladatokon modellt nem tanít. Titkosított adatátvitelt és tárolást, fiókhoz kötött hozzáférést és a műveletek naplózását alkalmazza.
7. Adatfeldolgozók
- Tárhely és szerverfunkciók: Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Németország; az adatok a nürnbergi, EU-s adatközpontban)
- Korábbi tárhely, a 2026. október 27. előtti adatok másolata a törlésükig: Netlify, Inc. (512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA)
- Szövegfeldolgozás a chatben és a számla kiolvasása: OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Írország)
- Tartalék szövegfeldolgozás a chatben, a csatolt fájlokkal együtt, ha az OpenAI nem válaszol: Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok)
- Felolvasás hanggá alakítása: Eleven Labs Inc. (Amerikai Egyesült Államok)
- E-mail értesítések küldése: Resend (Plus Five Five, Inc., Amerikai Egyesült Államok)
- SMS értesítés a Szolgáltatónak: Telnyx LLC (Amerikai Egyesült Államok)
- Foglalási naptár nyilvántartása: Supabase, Inc. (Amerikai Egyesült Államok; az adatok EU-s adatközpontban)
- Üzleti megkeresések küldése saját üzemeltetésű levélküldő rendszerrel: Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Németország; EU-s adatközpont), a levelek továbbítása: Rackhost Zrt. (6722 Szeged, Tisza Lajos körút 41., Magyarország)
Az Európai Gazdasági Térségen kívüli adatfeldolgozók esetében az adattovábbítás az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (GDPR 46. cikk), illetve ahol az adatfeldolgozó tanúsítvánnyal rendelkezik, az EU-USA adatvédelmi keret alapján történik.
8. Az Ön jogai
Ön kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, tiltakozhat az adatkezelés ellen, és kérheti az adathordozhatóságot. A hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. Kérelmét a hello@irodaai.hu címre küldheti, a Szolgáltató legfeljebb 1 hónapon belül válaszol.
Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., naih.hu), vagy bírósághoz.
9. Adatbiztonság
A Szolgáltató az adatokat titkosított kapcsolaton továbbítja, a hozzáférést a feladat ellátásához szükséges körre korlátozza, és a műveleteket naplózza. Adatvédelmi incidens esetén a GDPR 33. és 34. cikke szerint jár el.
Hatályos: 2026. október 31.