Egy hónap az irodában, kevesebb kézi munkával.
A rendszer minden hónapban ugyanazt a 6 lépést végzi el minden ügyfélcégnél. A könyvelő a végén csak azt nézi meg, amit a rendszer jelzett.
- 1
NAV-letöltés
Ügyfélcégenként egy csak lekérdező technikai felhasználóval letölti a bejövő és kimenő számlák adatát. A beküldő műveletet nem használja.
- 2
Begyűjtés
Minden ügyfélcég saját beküldő e-mail-címet és feltöltőfelületet kap. Fotó, PDF, továbbított levél egyaránt jó. A rendszer mappába rendezi: ügyfélcég, év, hónap.
- 3
Kiolvasás és összevetés
Minden számlaképről kiolvassa a 10 mezőt, összeveti a NAV-adattal, újraszámolja az ÁFA-t és a végösszeget, és ellenőrzi az adószámot.
- 4
Hiánypótlás
Ami a NAV-ban látszik, de nincs hozzá bizonylat, azt az iroda nevében bekéri. Megérti a választ („jövő héten küldöm”, „magánkiadás volt”), és ehhez igazítja a következő lépést. Ha elakad, szól a könyvelőnek.
- 5
Jóváhagyás
A könyvelő ügyfélcégenként és hónaponként látja, mi rendben van, mi hiányzik, és hol van eltérés, okkal együtt. Jóváhagy, javít vagy visszakérdez.
- 6
Export és archiválás
A jóváhagyott tétel CSV-ben, XLSX-ben vagy a könyvelőprogram importformátumában megy át. A Számlázz.hu- és Billingo-számlák havonta maguktól a mappába kerülnek.
Közben fogadja az iroda telefonhívásait és chatüzeneteit.
Az ügyfelek és az érdeklődők kérdéseire válaszol, időpontot egyeztet, és ha ember kell, az ügyet összefoglalóval átadja. Mellé ügyfélkezelőt és határidőtáblát is ad, hogy ne Excelben kelljen követni, ki mit és mikorra küld.
- Telefonos MI-recepciós a Pro csomagtól
- Weboldali chat az iroda saját oldalán
- Minden ügy átadható az embernek
4 lépés az első éles ügyfélcégig.
Bemutatóhívás
15 perc a mostani folyamatáról.
Felmérés és ajánlat
Írásos ajánlat, ár és élesítési határidő.
Beállítás
Címek, mappák, technikai felhasználók, export. Ezt én csinálom.
Élesítés
Először egy ügyfélcég, utána a többi.
Kérdések a működésről
Mit kell tennie az ügyfeleimnek?
Szinte semmit. Ugyanúgy küldhetik a bizonylatot, mint eddig, csak egy új címre. A bekérő levelekre egyszerűen válaszolnak, a rendszer megérti, mit írtak.
Hogyan fér hozzá a NAV-adathoz?
Ügyfélcégenként egy csak lekérdező technikai felhasználóval, amelyet az iroda vagy az ügyfél hoz létre egy általam adott lépéslista alapján. A kulcsot titkosítva tárolom, és bármikor visszavonható.
Mennyi idő a bevezetés?
A bizonylatos mag (NAV-letöltés, begyűjtés, ellenőrzés, hiánypótló ügynök, export) élesítésére írásos határidőt vállalok, alapító partnereknél legfeljebb 6 hetet az első éles ügyfélcégig. Az iroda chatje, a telefonos recepciós és az ügyfélkezelő utána, egyeztetett sorrendben jön.
Milyen nyelven ír az ügyfeleknek?
Az iroda nevében, magyarul, az iroda által jóváhagyott hangnemben. Az ügyfél nyelvén is tud válaszolni, ha az ügyfél más nyelven ír.
Mi történik, ha az MI téved?
Jelez, nem dönt. Minden tétel a könyvelő jóváhagyásával megy tovább, és a rendszer megmutatja, melyik mezőnél, melyik forrás alapján jelzett. Automatikus könyvelés nincs.
Nézze meg a saját irodája számaival.
15 perces bemutatóhívásban megmutatom, mennyi rutinmunkát venne át a rendszer az irodájában, és mennyibe kerülne.